Politique de confidentialité

Ce service traite deux catégories de données, et notre rôle n'est pas le même pour chacune.

Les données de l'entreprise abonnée — son adresse email, le nom de son entreprise, ses réglages. Nous en sommes responsable de traitement.

Les données des clients de cette entreprise — nom, email, téléphone, devis. Nous en sommes sous-traitant : elles appartiennent à l'entreprise abonnée, qui décide seule de ce qui est envoyé et à qui. Nous ne les utilisons pour rien d'autre que faire fonctionner le service, et ne les cédons à personne.

Ce second rôle est réglé par un contrat en bonne et due forme, comme l'exige l'article 28 du RGPD : notre contrat de sous-traitance.

• Compte — adresse email, nom de l'entreprise, empreinte du mot de passe. Pour ouvrir une session et vous identifier.
• Clients finaux — nom, adresse email, numéro de téléphone. Pour leur envoyer les relances que vous programmez.
• Devis — référence, objet, montant, date, et le document PDF si vous en déposez un. Pour composer les messages et vous permettre de les retrouver.
• Journal d'évènements — envois, ouvertures du portail, réponses. Pour vous permettre de reconstituer ce qui s'est passé, notamment en cas de contestation.
• Identifiants d'envoi — si vous configurez votre propre serveur email, son mot de passe est chiffré (AES-256-GCM) et n'est jamais réaffiché ni consigné.
• Acceptation d'un devis — lorsqu'un client final accepte un devis depuis son portail, nous enregistrons le nom qu'il saisit et l'adresse IP depuis laquelle il a cliqué. C'est la preuve de son accord (signature électronique simple, article 1367 du code civil) : sans elle, une acceptation ne vaut rien en cas de litige. Ces deux informations sont visibles de l'entreprise abonnée, et d'elle seule.
• Adresse IP des visiteurs — conservée temporairement pour compter les tentatives de connexion et les ouvertures de portail. C'est ce qui empêche quelqu'un d'essayer des mots de passe en boucle. Elle ne sert à rien d'autre, n'est reliée à aucun profil, et n'est jamais transmise.

Aucun traceur publicitaire, aucun pixel dans les emails, aucune revente de données. La seule mesure d'audience est l'ouverture du portail par le client final, visible de vous seul.

Cette fonction est facultative et désactivée par défaut. Elle ne s'active que si vous la demandez, depuis l'écran « Envoi et réception », et elle se coupe au même endroit à tout moment.

Quand elle est active, nous nous connectons à votre messagerie avec les identifiants que vous nous avez confiés pour l'envoi, afin d'y retrouver les devis que vous avez adressés à vos clients.

• Nous lisons uniquement le dossier « Envoyés ». Votre boîte de réception n'est jamais ouverte : ce que vos clients, votre banque ou votre comptable vous écrivent ne nous est pas accessible.
• Nous ne modifions rien : aucun message n'est marqué comme lu, déplacé, ni supprimé.
• Nous ne conservons que les messages dont l'objet ou la pièce jointe désigne un devis. Les autres sont écartés à la lecture et rien n'en est enregistré.
• La première lecture remonte trente jours en arrière, jamais plus loin.
• Vos identifiants sont chiffrés et ne servent qu'à cette lecture et à l'envoi de vos relances.

Vous pouvez continuer à nous transmettre vos devis en copie cachée : c'est le fonctionnement par défaut, et il ne nous donne accès à aucune messagerie.

• Devis clos depuis plus de 24 mois : effacés automatiquement, documents compris.
• Fiches clients sans aucun devis restant : effacées en même temps.
• Demandes de désinscription : conservées au-delà, sous forme d'empreinte irréversible. C'est ce qui garantit qu'un contact qui a demandé à ne plus rien recevoir ne redevienne pas joignable.
• Preuve d'acceptation (nom saisi et adresse IP) : conservée avec le devis, donc effacée avec lui au bout de 24 mois. Une preuve dont l'objet a disparu n'a plus de raison d'être gardée.
• Adresses IP des compteurs de sécurité : effacées automatiquement chaque nuit, dès que leur fenêtre de comptage est passée — deux heures au maximum.
• Compte : conservé tant qu'il est actif, effacé à votre demande.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité.

Deux d'entre eux s'exercent directement depuis vos vos données, sans nous écrire : télécharger toutes vos données au format JSON, et supprimer votre compte, ce qui efface tout immédiatement.

Pour le reste, écrivez à contact@reflo.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Si vous êtes le client d'une entreprise abonnée et souhaitez ne plus recevoir de messages, le lien reçu dans chaque relance permet de vous désinscrire en un clic. Pour toute autre demande, adressez-vous à l'entreprise qui vous a envoyé le devis : c'est elle qui décide de vos données.

Le service s'appuie sur des prestataires techniques, tous susceptibles de traiter des données pour notre compte :

• OVH SAS (Roubaix, France) — hébergement des serveurs et de la base de données, dans l'Union européenne.
• OVH SAS (Roubaix, France) — acheminement des SMS.
• Resend (Irlande) — acheminement des emails, lorsque vos relances ne partent pas depuis votre propre serveur.
• Anthropic PBC (États-Unis) — lecture automatique des devis déposés. Le contenu du document, texte ou image, lui est transmis le temps d'en extraire la référence, l'objet, le montant et la date. Selon ses conditions commerciales, il ne l'utilise pas pour entraîner ses modèles.

Nous ne faisons appel à aucun autre sous-traitant sans vous en informer au préalable, et vous pourrez alors vous y opposer en résiliant.

L'hébergement, la base de données, les emails et les SMS restent dans l'Union européenne. Une seule opération en sort : l'analyse d'un devis que vous déposez, qui part chez Anthropic PBC aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Il n'a lieu qu'au moment où vous déposez un document, et seulement pour celui-là. Vous pouvez vous en dispenser entièrement : saisissez les champs du devis à la main plutôt que de déposer le fichier, et rien ne quitte l'Europe.

• Mots de passe protégés par argon2id, jamais consultables.
• Session par cookie signé, non lisible par le navigateur.
• Cloisonnement strict : chaque requête est filtrée par le compte de la session.
• Documents servis uniquement après vérification de leur appartenance.
• Identifiants d'envoi chiffrés au repos.